Hệ thống xếp hàng tự động là một điều không thể thiếu đối với các phòng giao dịch, khu tiếp dân, hoặc những nơi có lượng giao dịch lớn cần phải theo tứ tự, trước sau.
(Video về hệ thống lấy số thự tự tại hành chính công Phù Mỹ)
Khi một hệ thống xếp hàng tự động (kiosk lấy số thứ tự) đi vào hoạt động nó sẽ giúp:
- Chuyên nghiệp: Hệ thống văn minh, tăng uy tín đơn vị, khách hàng thoải mái.
- Tiết kiệm: Cấu trúc đơn giản giản, tiết kiệm chi phí.
- Dễ dàng: Quy trình đơn giản dễ sử dụng.
- Hiệu quả: Giảm thiểu áp lực nhân viên, tối ưu năng lực làm việc.
Về cấu tạo của một hệ thống xếp hàng tự động bao gồm:
Một kiosk tra cứu thông tin đồng thời làm một máy để in số thứ tự. Khách hàng có thể tương tác trực tiếp trên đó, và không cần gắn rời thêm một thiết bị nào khác.
Một bộ loa gọi số: Khi tới lượt số thứ tự nào được phục vụ thì loa sẽ phát âm báo để gọi số thứ tự đó đến phục vụ.
Một màn hình hiển thị trung tâm. Đây là một màn hình chính sẽ hiển thị tất cả các số đang phục vụ và sẽ tới lượt tương ứng với các quầy. Giúp người dẫn có thể dễ dàng quan sát và biết thứ tự của mình đang ở đâu.
Bộ đánh giá hài lòng (tùy chọn): đây là một thiết bị tùy chọn có thể có hoặc không. Giúp đánh giá và nâng cao chất lượng phục vụ của cơ quan.
Về quy trình sử dụng của hệ thống xếp hàng tự động tại trung tâm một của cũng khác đơn giản. Nó cũng giống như hệ thống lấy số tại bệnh viện hay ngân hàng.
Đầu tiên người dân vào máy kiosk lấy số. Chọn đúng lĩnh vực mình cần giao dịch. Sau đó máy kiosk sẽ in ra một số thự tự.
Lại hàng ghế chờ ngồi đợi khi nào loa thông báo đúng số thự tự màn trên màn hình trung tâm hiển thị số thứ tự đang phục vụ và số quầy, thì người dân mang số thứ tự đến quầy để giao dịch.
Sau khi giao dịch xong thì sẽ có một bước đánh giá hài lòng (cái này tùy vào mỗi cơ quan có thể có thêm). Khi có một đánh giá xấu thì sẽ có ngay một email được cảnh báo tới người quản lý tại trung tâm đó. Từ đó sẽ nâng cao được chất lượng phục vụ.
Dưới đây là một số hình ảnh hệ thống xếp hàng tự động tại các trung tâm hành chính công ComQ đã triển khai:
Tham khảo hệ thống xếp hàng tự động, kiosk lấy số thứ tự
