Mọi người đều bỏ lỡ các cuộc hẹn của họ ít nhất 1 lần trong khoảng thời gian nhất định. Bạn ngủ quên, bạn mất quá nhiều thời gian để đến một nơi nào đó, bất kể lý do gì, bạn đã trễ hẹn. Thật không may, việc bạn đến muộn gây ra hậu quả không chỉ cho bạn mà cho những người khác và doanh nghiệp nói chung. Trong bài viết này, COMQ sẽ thảo luận về các chiến lược tốt nhất để giảm thiểu tình trạng vắng mặt trong các ngành bán lẻ, chăm sóc chính và các ngành khác.
Vắng mặt: định nghĩa, thống kê và hậu quả tiêu cực của việc lỡ hẹn
Điều đầu tiên, hãy làm rõ một điều: không doanh nghiệp nào có thể tự hào về tỷ lệ vắng mặt là 0% - dù sao đi nữa thì không nhất quán.
Điều này, thật đáng buồn, đặc biệt đúng với các bệnh viện. Tính đến tháng 4 năm 2021, tỷ lệ bệnh nhân vắng mặt trung bình là 18% .
Tất nhiên, con số này đã bị ảnh hưởng bởi đại dịch COVID-19 đang diễn ra.
Theo Khảo sát gần đây 71% chuyên gia y tế đã nhận thấy 50% sự gia tăng tình trạng nhầm lẫn và vắng mặt trong cuộc hẹn của bệnh nhân kể từ khi đại dịch bắt đầu.
Nếu bạn không biết tỷ lệ vắng mặt của doanh nghiệp mình, bạn có thể tính toán ngay.
Cách tính tỷ lệ vắng mặt của bạn
Để tính tỷ lệ vắng mặt của doanh nghiệp bạn, hãy chia số lần vắng mặt cho tổng số cuộc hẹn.
Tỷ lệ vắng mặt = Số lần vắng mặt / Tổng số cuộc hẹn
Ví dụ: Nếu có 100 cuộc hẹn trong một ngày và 10 khách truy cập không xuất hiện, tỷ lệ vắng mặt của bạn là 10/100 = 0,1, hoặc 10%.
Việc tính toán tỷ lệ phần trăm vắng mặt sẽ mang lại cho bạn một điểm khởi đầu tốt đẹp mà từ đó bạn có thể bắt đầu cải thiện tỷ lệ hiển thị khách truy cập của doanh nghiệp mình.
Tại sao giảm lượng người vắng mặt: vấn đề với khách truy cập khó khăn
Hậu quả tiêu cực chính của việc vắng mặt đó là:
- Chi phí tài chính trực tiếp - doanh thu bị mất và lãi chưa thực hiện.
- Chi phí hoạt động - thông qua việc tạo lịch trình không chính xác và buộc phải đặt lại lịch.
Tình trạng vắng mặt là một hiện tượng gây tốn kém cho các bệnh viện.
Một bác sĩ phẫu thuật ung thư vú, nói rằng vắng mặt là một trong những điều tốn kém nhất có thể xảy ra đối với nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc và việc ngày càng tăng người vắng mặt sau cuộc hẹn đơn giản là không bền vững.
Tôi là một bác sĩ phẫu thuật ung thư, vì vậy tôi chịu trách nhiệm về tất cả những lần vắng mặt. Khi một bệnh nhân không đến khám, tôi phải gọi lại bệnh nhân và bác sĩ đa khoa của họ, như vậy tôi vừa tốn thời gian, vừa tốn tiền mà tôi chưa kiếm được.
Ví dụ, tỷ lệ vắng mặt là 12% có thể khiến phòng thí nghiệm bị thiệt hại tổng cộng 10 tỉ đồng hàng năm . Nó cũng tạo ra sự kém hiệu quả trong hệ thống đặt lịch và làm tăng thời gian chờ đợi của bệnh nhân ngoại trú.
Nó cũng cho thấy rằng việc giảm tỷ lệ vắng mặt xuống 5% sẽ dẫn đến việc tăng doanh thu lên 5 tỉ đồng.
Những vấn đề này sẽ tăng lên khi mở rộng quy mô. 67.000 trường hợp bệnh nhân vắng mặt có thể khiến hệ thống chăm sóc sức khỏe trả lại khoảng 7 triệu đô la.
Chỉ cần nói rằng với chi phí trung bình là $ 265 cho mỗi lần lỡ hẹn, mọi cuộc hẹn đều có giá trị.
Cách giảm thiểu tình trạng vắng mặt: 6 chiến lược có thể hành động
Có một số nguyên nhân nhất định dẫn đến việc vắng mặt mà bạn, với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ, có rất ít hoặc không kiểm soát được:
Các vấn đề liên quan đến giao thông vận tải
Lịch hẹn bị nhầm lẫn.
Điều kiện thời tiết
Sợ hãi và lo lắng (đặc biệt ở chăm sóc ban đầu)
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc vắng mặt có rất nhiều, nhưng bất kể ngành nào, bạn đều có thể sử dụng các mẹo hữu ích của chúng tôi để giảm tình trạng vắng mặt.
Gửi tin nhắn tự động đến khách truy cập
Thiếu khẩn trương dẫn đến thiếu trách nhiệm. Bệnh nhân có thể không coi việc bỏ hẹn là điều quan trọng đối với việc chăm sóc của họ và đối với các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Để khắc phục điều này, bạn nên cởi mở với thời gian biểu của mình. Chia sẻ chương trình làm việc của bạn với khách hàng: bệnh nhân mong đợi điều gì, ngày đặt hẹn là ngày nào, và địa điểm. Tóm lại, khách hàng cần biết tại sao cuộc hẹn này lại quan trọng. Miễn là bạn có thể minh họa tầm quan trọng, bạn có thể giảm thiểu rủi ro vắng mặt.
Giảm thời gian giữa việc lên lịch cuộc hẹn và cuộc hẹn thực tế
Một trong những cách hiệu quả hơn để giảm vắng mặt? Cắt giảm thời gian chờ đợi.
Cho dù đó là giảm tỷ lệ vắng mặt trong dịch vụ chăm sóc chính hay trong một số ngành khác, khách truy cập của bạn muốn dịch vụ nhanh hơn. Họ phải xếp hàng đợi càng lâu thì khả năng họ bỏ dở giữa chừng càng lớn. Hãy thử triển khai hệ thống xếp hàng tự động COMQ giúp loại bỏ các dòng người chờ hỗn loạn. Cho khách hàng tự do đi lang thang và chờ đợi ở bất cứ đâu họ muốn.
Nó đã được chứng minh rằng thời gian đứng trong hàng đợi có cảm giác trôi qua chậm hơn so với thực tế. Bằng cách tập trung vào sự tiện lợi của việc chờ đợi, bạn có thể tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách truy cập và bệnh nhân của mình, dẫn đến giảm tỷ lệ vắng mặt.
Cho phép lên lịch tự phục vụ
Một nghiên cứu cho thấy rằng tỷ lệ vắng mặt thấp hơn đối với các cuộc hẹn đã được lên lịch bằng cách sử dụng tính năng đặt hẹn qua điện thoại.
Vì vậy, đó là một trong những cách để giảm tình trạng vắng mặt - bằng cách thực hiện đăng ký tự phục vụ .
Bằng cách này, bạn có thể:
Giải phóng nguồn lao động của bạn bằng cách không yêu cầu nhân viên quản lý thủ công.
Cung cấp cho khách hàng của bạn quyền kiểm soát quá trình đăng nhập của họ.
Các kiosk thông tin COMQ cũng là một cách tuyệt vời để thu thập thêm thông tin khách hàng.
Thiết lập lời nhắc SMS tự động
Nó đã được chứng minh rằng thông báo tự động giúp giảm thiểu số lần vắng mặt.
Tiến sĩ Chantel Thornton, người mà chúng tôi đã trích dẫn trước đó, giải thích cách tự động hóa lời nhắc cuộc hẹn và lời nhắc tái khám đã giúp cô ấy tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc :
“Tôi gửi lời nhắc tự động cho bệnh nhân để họ thực hiện chụp X-quang tuyến vú và siêu âm. Tôi có thể gửi trực tiếp địa chỉ và giấy giới thiệu cho họ. Tôi có thể nhắc họ rằng họ đã đặt một cuộc hẹn.
Giao tiếp SMS hai chiều nói chung là một cách tốt để giữ cho khách hàng của bạn được thông báo đầy đủ và thông báo cho họ về bất kỳ thay đổi hoặc sự chậm trễ nào xảy ra.
Có chính sách đổi lịch, hủy và đặt lại linh hoạt
Khi khách hàng hoặc bệnh nhân cảm thấy việc sắp xếp lại lịch gặp quá nhiều rắc rối, họ có thể sẽ không liên hệ với bạn. Tệ nhất, họ sẽ đặt lịch hẹn ở nơi khác. Làm cho tính năng đổi lịch của bạn linh hoạt hơn để đối phó với những rủi ro mà mọi người đến muộn.
Nhiều hãng hàng không đã áp dụng quan điểm mới về phí kể từ khi COVID-19 ra đời. Thay vì bắt hành khách phải trả thêm tiền khi đặt lại hoặc hủy chuyến, họ đã áp dụng một cách tiếp cận có tính đo lường hơn và cho phép mọi người lên kế hoạch cho chuyến đi của họ.
Theo dõi tỷ lệ cuộc hẹn vắng mặt
Dù bạn có cố gắng giảm thiểu những lần vắng mặt đến đâu, chúng vẫn là điều không thể tránh khỏi. Mục tiêu chính của bạn là không để tỷ lệ vắng mặt tăng lên nữa. Đó là lý do tại sao việc theo dõi những con số này hàng ngày / hàng tuần là rất quan trọng. Một lần nữa, công thức cho tỷ lệ vắng mặt là số lần vắng mặt chia cho tổng số khách truy cập trong cùng một khoảng thời gian. Bạn có thể tham khảo tỷ lệ vắng mặt trung bình có liên quan đến ngành của bạn để xem liệu bạn có ổn không.
Tham khảo hệ thống xếp hàng tự động từ COMQ chuẩn ISO.
- Công nghệ IoT hiện đại trên nền tảng công nghiệp 4.0 cho độ ổn định tuyệt vời và tính năng phong phú!
- Hệ thống gọi số bằng smartphone, đặt chỗ online từ xa, nhận diện khuôn mặt hay chống quá tải là những tính năng tuyệt vời!
- Kết nối đơn giản bằng mạng LAN hoặc 100% WIFI không dây nhanh mượt, thẩm mỹ.
- Hệ thống hiển thị màn hình LCD đa thông tin, minh bạch, sang trọng hoặc bảng LED đơn giản thân thiện
- Hệ thống cấp số và phân luồng dịch vụ trên ComQ Kiosk hiện đại, tin cậy.
- Hệ thống đánh giá hài lòng thân thiện, hiệu quả với cơ chế gặp gỡ khách hàng trực tiếp.
- Dễ dàng hiệu chỉnh và thay đổi từ xa, Hiệu quả với cơ quan sử dụng!
Cùng xem qua một số hệ thống xếp hàng tự động từ COMQ
