Ngay từ cái nhìn đầu tiên, câu trả lời là hiển nhiên: đó là một hệ thống có mục đích giúp xếp hàng. Ngay từ câu từ đã cho chúng ta thấy đó là một hệ thống giúp xếp hàng. Định nghĩa này không hoàn toàn sai nhưng là chưa đầy đủ vì nếu coi đây là quy chuẩn, thì những phương pháp xếp hàng cơ bản vẫn được gọi là hệ thống xếp hàng.
Vì vậy hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao hệ thống xếp hàng lại quan trọng, cách hệ thống xếp hàng hoạt động và sự khác biệt khi không có hệ thống xếp hàng tự động.
Quản lý hàng đợi: nó là gì và tại sao nó lại quan trọng
Quản lý hàng đợi là một tập hợp các nguyên tắc nhằm kiểm soát luồng khách hàng và hợp lý hóa trải nghiệm xếp hàng.
Thêm vào đó, quản lý hàng đợi không phải là 1 hoặc 2 lần thực hiện. Để nó mang lại kết quả, quản lý hàng đợi cần phải là một quá trình liên tục . Trên báo cáo, khi có lượng lớn khách hàng tham gia vào xếp hàng thì đây là tín hiệu tốt cho doanh nghiệp. Nhưng vấn đề nảy sinh khi lượng khách hàng vượt quá khả năng của nhân viên. Càng có ít nhân viên phục vụ, thì số lượng khách hàng mà họ có thể quản lý càng nhỏ.
Các nhân viên dịch vụ không khỏi cảm thấy choáng ngợp khi đối mặt với dòng người đông đúc đang chờ được phục vụ, hiển nhiên sự khó chịu từ khách hàng là điều không thể tránh khỏi. Chỉ khi được trang bị các hệ thống xếp hàng tự động, nhân viên mới có thể dễ dàng phục vụ khách hàng.
Giới thiệu về hệ thống xếp hàng
Hệ thống xếp hàng tự động là hệ thống công nghệ giúp các giao dịch được thực hiện theo nguyên tắc "Đến trước phục vụ trước" hoặc "Ưu tiên phục vụ trước". Hệ thống giúp người dùng thoải mái, tin tưởng, làm chủ thời gian; giúp nhân viên giảm áp lực, làm việc dễ dàng - hiệu quả; Giúp đơn vị văn minh, lịch sự hơn và nâng cao uy tín với khách hàng. Ngoài ra các báo cáo đầy đủ giúp lãnh đạo luôn nắm được tình hình hoạt động, chất lượng nhân sự và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Hệ thống xếp hàng tự động của COMQ bao gồm:
1, Máy Kiosk in cấp số thứ tự: Kích thước 15, 17, 21.5 hoặc 24 inch tùy quy mô
2, Phần mềm quản lý xếp hàng trung tâm.
3, Phần mềm điều khiển gọi số tại các quầy (hoặc bộ gọi số tại quầy màn hình cảm ứng 6")
4, Bộ loa + Amply: Có thể dùng loa và amply tích hợp hoặc loa và amply rời.
==> Như vậy là đã có thể hoạt động rồi, ngoài ra để tăng trải nghiệm cho khách hàng, chúng ta có thể tùy chọn thêm:
5, Màn hình hiển thị LCD đa thông tin trước mỗi quầy sang trọng - Hoặc bảng LED hiển thị số thứ tự hiệu quả.
6, Màn hình hiển thị LCD trung tâm đa thông tin (sử dụng Tivi)
7, Máy đánh giá hài lòng cảm ứng 7 - 8 inch và Kiosk tra cứu thông tin thủ tục hành chính nếu cần!
Khác biệt khi có hệ thống xếp hàng tự động.
Như các bạn đã thấy khi không có hệ thống xếp hàng tự động thì sẽ xảy ra các bất tiện như:
- Tình trạng chen lấn, xô đẩy tranh giành sự ưu tiên, không có hàng lối.
- Người dùng liên tục phải đứng đợi vì sợ mất lượt, thậm chí không thể di chuyển.
- Nhân viên khá mệt mỏi vì phải liên tục nhắc nhở và rà soát lại người nào được phục vụ trước.
- Ít nhân viên và số lượng người đông không phân bố đều ở các quầy.
- Thời gian xử lý các vấn đề lâu hơn khi gặp phải sự cố.
- Không thể tập hợp lại thông tin của người dùng một cách chính xác và đầy đủ.
- Các báo cáo sẽ thiếu chính xác dẫn đến việc không thể cập nhật và đánh giá trải nghiệm từ khách hàng.
- Dịch vụ mất uy tín do trải nghiệm tệ từ khách hàng.
Và khi đã có hệ thống xếp hàng tự động, nhìn vào hình ảnh bên trên đầu tiên cho chúng ta thấy sự chuyên nghiệp và một số ưu điểm như:
- Hệ thống hoạt động theo nguyên tắc đến trước phục vụ trước, giúp khách hàng thoải mái, tự tin và không phải lo lắng chờ đợi. Vì mỗi người đã có 1 số thứ tự được cấp tự động từ kiosk cấp số.
- Màn hình hiển thị số thứ tự, hệ thống loa thông báo và màn hình tại quầy giúp cho người dùng có thể ngồi bất kì đâu tại khu vực, dễ dàng quan sát được khi nào mình sẽ được phục vụ.
- Ngoài ra mọi thông tin sẽ được người dùng cập nhật trước khi được phục vụ như thông tin cá nhân, bảo hiểm y tế, cccd và các thông tin khác ngay trên kiosk tra cứu thông tin COMQ. Điều này hạn chế tình trạng ghi chép mất thời gian.
- Hệ thống QMS tự động phân bổ lượng người dùng đều tại các quầy, giảm bớt áp lực cho nhân viên, đồng thời tăng hiệu suất phục vụ tại từng quầy.
- Ban quản lý sẽ nhận được các báo cáo theo thời gian thực nhằm cải thiện các khu vực đang còn thiếu sót hoặc đưa ra các cải tiến về dịch vụ thông qua hệ thống đánh giá hài lòng từ khách hàng.
- Điểm đặc biệt của hệ thống xếp hàng tự động COMQ là tính thẩm mỹ không có quá nhiều dây kết nối và tất cả đều tận dụng hệ thống không dây hiện đại tăng tính chuyên nghiệp cho cơ sở. Hẳn là ít nhiều khi khách hàng ghé một nơi nào đó sạch đẹp, gọn gàng vẫn hơn là một cơ sở mất thẩm mỹ, người người chen lấn chờ đợi sinh ra chán nản.
Ngoài ra hệ thống xếp hàng tự động COMQ còn một số ưu điểm như:
- Công nghệ IoT hiện đại trên nền tảng công nghiệp 4.0 cho độ ổn định tuyệt vời và tính năng phong phú!
- Hệ thống gọi số bằng smartphone, đặt chỗ online từ xa, nhận diện khuôn mặt hay chống quá tải là những tính năng tuyệt vời!
- Kết nối đơn giản bằng mạng LAN hoặc 100% WIFI không dây nhanh mượt, thẩm mỹ.
- Hệ thống hiển thị màn hình LCD đa thông tin, minh bạch, sang trọng hoặc bảng LED đơn giản thân thiện
- Hệ thống cấp số và phân luồng dịch vụ trên ComQ Kiosk hiện đại, tin cậy.
- Hệ thống đánh giá hài lòng thân thiện, hiệu quả với cơ chế gặp gỡ khách hàng trực tiếp.
- Dễ dàng hiệu chỉnh và thay đổi từ xa, Hiệu quả với cơ quan sử dụng!
Cùng xem qua một số hệ thống xếp hàng tự động từ COMQ
